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テレワーク時代を考えるメモ

自宅でパソコンを使った仕事をするにはどうすればいいか?を考えたときに何か思いつく用のメモ

テレワークをするには、まずは自分の仕事・会社に合った方法を考える

他社でうまくいっている方法をそっくり真似ても合わないことがある

ひとまず社内の環境が整ったら次を考える

 

◆現状確認

・どういったパソコン、機器を使っているか

 デスクトップ、ノート、タブレット、一体型(画面だけのデスクトップPC)、シンクライアント(手元に画面とキーボードとマウスしかないタイプ)

・自分のパソコン単体での仕事が多い

 インターネット、メール、エクセルワード等のデータは直接開いている、業務ソフトもパソコン単体で動作している

・共有データを開く機会が多い

 サーバー、NAS、他PCにある共有フォルダ等を直接開いて作業することが多々ある

・会社PCに専用機器がセットされている

 PCに特殊な機器等が接続されている(工作機械に直接つながっている/USBキーがないとソフトが起動しない/カードや指紋等で認証しないといけないものがある)

・インターネットに接続できるか

 ノートPCで持ち運びも自由/普通にインターネットも共有等も使える/自分のPCはインターネットに接続できない仕様になっている/そもそもLANケーブルも接続されていない/社内の共有やプリンター等は使えるがインターネット閲覧はできない

・何かしら社内ルールがある

 パソコン持ち出し禁止、ワイヤーで机とつながっていて動かせない、営業時間外は使用できないシステム

 

◆テレワーク方法を考える

・自分のパソコンを自宅に持ち帰る

 パソコン使用に制限がなければ、ノートPCならそのまま持ち帰って仕事をする、デスクトップも運べるなら持ち帰る

・パソコン持ち出し禁止

 テレワーク用に自宅で使うPCを用意する、ノートPCでもいいが、自宅以外で使うことがないならデスクトップPCで大きい画面にするのも良い、ノートPCにサブモニターを接続する方法もある

・データ持ち出し禁止

 一時期USBメモリ紛失等のニュースがあったように、データ管理が厳重な会社も多い、特例として持ち出しOKにしたりセキュリティの高いクラウドにデータを保管して閲覧するなど対策を考える

・そもそも社外からのアクセス禁止

 IT環境を見直してアクセス可能にするか、会社に行く(距離を置いて座る、グループに分けて出勤する)

 

◆会社、職場にアクセスするには

・クラウドを活用する

 メールに添付するには多いが、共有でPC間でやりとりする程度のデータ量であればクラウドにデータを保管しておく

数ギガもあるデータのやりとりにも使えるがダウンロードアップロードの手間、時間帯によっては速度低下もあるので気を付ける

クラウドの良いところは保存先を一元管理できること、最新のデータは常にクラウドにあるようにさえしておけば古いデータを開くミスを少なくできる(これは社内共有フォルダも同じ、一カ所にデータがあるメリット)

これを機会にクラウド化できる部分はクラウド化する、よくある勤怠管理システムや写真をアルバム管理するシステム、月額費用が発生してもメリットがあれば導入してみる

スケジュールやプロジェクト管理等の事務連絡であればグループウェアを使ったり、ちょとしたものならクラウド上のエクセルファイルをみんなで編集するなどでもいい

”顔”を見たいならWeb会議システムなどを検討する、流行りのZoom以外にも様々なシステムがある

・VPNやリモートを活用する

 インターネットはOKだがPC持ち出し禁止の場合、自宅PCから社内PCをリモート操作する

リモートのメリットは、PCを持ち出さなくてもすべての社内データにアクセスできること、リモートする設定だけでいいので自宅用PCにデータ移行等する必要もなく、自分が会社にいるように仕事ができる、特に社内の共有データにアクセスする場合はメリットが大きい

デメリットは現状リモート環境がない場合は構築が必要なこと、常にリモートできる状態(会社PCが起動しているか起動させられる)にすること、ネットが途切れたら何もできないこと、以前記事に載せたが一部ソフトが使えない場合があること

 

◆気を付けること

1人1人がどういった作業をしているか、テレワーク化できるかを調べる

一時凌ぎではなく、今後継続して使える環境を考える

複数サービスを利用する場合、サービス間の連携や”機能の重複(バックアップではない無駄な重複)”がないかを調べる

データ管理は厳重に行う(定期的なバックアップ、代替となる環境を準備)、反面教師、バックアップさえあれば何とかなる場面が多々ある

今後を見据える(社内だけでいいのか、関連会社にも導入してもらう、直接の来客を抑制してテレワークやリモート環境に誘導できるようにする)

 

その他

電話・FAX・印刷物を減らす(メール、PDF等のデータでのやりとり)

コミュニケーションを保ったまま対面でのやりとりを減らす(チャット、Webカメラ、ホームページやYoutubeなどでのメッセージ配信)

近い将来というわけでもないが、メールも主流ではなくなると思う

ドメインはホームページで使うので、それに付随するちょっとしたサービス程度に思っておく時代が来ると思う

サービスとして安価なのでずっと残しておくものではあるが、インターネット環境がもっと発達して時間帯関係なく速度が安定してくれば、常時Web会議をスタンバイしてやりとりできるようになる

また、海外では主流のチャット(ホームページからのチャット問い合わせ)もシステムが普及してきているので、電話番ではなくチャット番をしてくれる人がいれば対応できる

よくあるチャットボットも今は単純なヘルプ機能にしかなっていないが、AIが発達していけば複雑な回答もこなせるようになると思う

ホームページ上で不特定多数宛てに「お問い合わせはこちら(TEL・FAX・メール)」と記載し続けてもOKなのだが、そこに追加で「チャットはこちら、Web面談はこちら、データのやりとりはこちら」のようなページや今は思いつかない手法が当たり前になっていくかもしれない

ITバブル頃に「ガラケーで文字入力ばかりになり話すことがなくなる」などと言われていたが、Webカメラが流行れば表情豊かに喋る必要が出てくるかもしれないし、逆に文字入力が減るかもしれない

これまで苦だったことが楽になることもあれば、新たなストレスの原因も出てくるかもしれない

そういったところを予測しながら楽しく仕事ができる環境をITで進めていければなと思う

  2020/05/28   yjet-admin
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