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エクセル”共同編集”を使ってみよう

クラウド上にエクセルファイルを保存し、それを複数人で同時利用ができる「共同編集」機能、以前の「共有ブック」機能よりも使いやすいかチェックしてみる

説明が長くなると分かりづらいため、まずは共同編集と共有ブックについてまとめると

共同編集:

ここ数年のオフィスソフトで使えるようになった機能で、OneDrive(クラウドサービス)に保存したエクセルをはじめとするオフィスデータ(ワードやパワーポイントなどもOK)を、複数人で同時に開き、編集ができる機能

これから話す内容は、利用する人はすべてMicrosoftアカウントにログインしていることを前提とする(outlookや365アカウント)

共有ブック:

これまでにあった共有機能で、例えば社内の共有フォルダにエクセルデータがあり、誰か1人がそれを開いていると、他の人が同データを開いたときに、読取り専用と表示されて編集はできない

これを、2人目以降も編集ができるようにする機能だったが、セル結合ができなくなったりと使用するのに制限があったりした

 

◆実際に共有してみよう

エクセルが分かりやすいかと思うので、エクセルで説明していく

 

まず、パソコンを2台用意し、どちらもエクセルを開いたら、画面右上のほうにあるサインインから”2台とも同じ365アカウントでログイン”する

もし初めてのログインの場合で「すべてに対してこのアカウントでログインするか?」というような内容のメッセージが表示された場合は、「このアプリのみ」というほうを選択する

同様に、ファイルの保存先としてOneDriveを利用するため、事前にOneDriveも同アカウントでログインしておく(後でも構わない)

 

1台のパソコンで新規エクセルを開き、適当に表などを作ったら、画面右上にある「共有」をクリックし、表示されたOneDriveアカウントを選択し、ファイル名をつける

そのあと”誰がこのデータを開けるか”を決めるが、今回は2台とも同じアカウントなので、「既存アクセス権を持つユーザー」を選択し、その後の画面で「リンクのコピー」をクリックすると、保存が完了する

 

実際に保存してみたデータがこちら

excel-share001.jpg

まずは画面左上の「自動保存」の右にあるボタンをクリックして「ON(オン)」の状態にしよう

そうしたら、もう一方のパソコンでOneDriveに保存されている同データを普通に開くと、図中の右上赤枠のような状態になる(共有ボタンの左に、同時に開いている人のアカウントアイコンが表示される)

2台目のパソコンも自動保存をONにしたら、あとは同時に編集するだけだ

 

excel-share002.jpg

インターネット環境にもよるが、何かしら入力してエンターで確定すると、即座に内容が保存され、もう一方のパソコンに内容が反映されるはずだ

また、相手がどの「セル」を選択しているのかも表示されるので、同じセルを編集しようとしているときに役立つ

上図の通り、セルの結合やグラフ作成、シートの追加もOK、何の負担もなく編集ができるかと思う

 

既存のエクセルを共同編集にしたい場合は、共有ボタンをクリックしたときにOneDriveに保存するよう促されるので、指示通り保存しよう

今回は2台とも同じアカウントで編集できることを確認したが、共有する際の設定次第で、別のアカウントを持っている人や、共有するための”リンク”を知っている人など、誰が編集に参加できるかも細かく指定できる

他にも、エクセルソフトがないという場合は、オフィスオンラインを使うことで、ブラウザ(PC、スマホ共に)から開くこともできる

 

すでにグループウェアを導入しているという場合でも、エクセルという使い慣れた環境を簡単に利用できるので便利なシーンもあるかと思う

やはり一番のメリットは表計算がリアルタイムで出来ること、その場で資料を作成しながらチェックもできるのは便利だろう

  2019/08/09   yjet-admin
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